Facilidade, integração e segurança são as 3 características básicas do e-Processos
O e-Processos, permite fazer a gestão de processos, gestão de protocolo dos processos, gestão da documentação apensada, gestão de contratos, gestão de licitações (informações gerenciais), gestão financeira como apropriação de despesas.
Todas as informações do e-Processos estão disponíveis para serem publicadas na web de forma automática, inclusive integrado ao diário oficial.
:: NOTIFICAÇÕES
O objetivo é sempre notificar qualquer andamento registrado no sistema para o usuário, autores, setores, chefes, coordenadores, diretores, cidadãos entre outros.
A notificação acontece desde o passo inicial (entrada do processo) até seu último passo (arquivamento). Os meios de notificações são SMS, e-mail e mensagens.
No caso das mensagens, elas ficam registradas no sistema para visualização no próximo login e também são encaminhadas via app (privado).
As notificações também acontecem para informar os usuários do tempo decorrido no andamento dos processos caso houver (ISO 9001). Podem também serem enviadas automaticamente ou manualmente.
:: PARAMETRIZAÇÃO
A parametrização configura as rotinas no sistema; como por exemplo a rotina de envio de mensagem que podem ser configuradas da seguinte forma:
– A cada mudança de localização do processo, ou seja, o tramite do processo para uma outra unidade operacional, as notificações podem ser apenas sobre algum processo ou para todos.
– A cada mudança de situação que se encontra o processo, ou seja, na atualização da situação do processo, onde podem ser apenas para uma determinada situação ou para todas.
– A cada novo documento anexado ao processo, onde pode ser apenas para um determinado tipo de documento ou para todos.
Além de parametrização de prazos conforme regimento art.80 $2, art.82, art.83 específicos para situação, localização, anexos e tempo total de tramitação, também existe a parametrização de itens sigilosos, tanto no ato do envio da notificação ou parametrizado antes, serve para situação, localização e anexos.
Possível indicação ou visualização do regimento interno em rotinas do sistema que sejam indicadas no regimento, apontando o artigo, item ou parágrafo.
:: COMUNICAÇÃO
A comunicação significa que o sistema se integra a diversas mídias como: Diário Oficial (legislativo, municipal, estadual e federal), sites, redes sociais e intranet.
Por exemplo, ser criado um Facebook e automaticamente ser publicado pelo sistema que por sua vez, também pode ser parametrizado conforme já foi falado.
:: INTEGRAÇÃO
O e-Processos se integra a sistemas de GED (Gestão Eletrônica de Documento), sites, ou outros sistemas via link e webservice, ou seja, podemos disponibilizar web service para que sistemas externos possam ser automaticamente atualizados conforme autorização.
:: WEB SERVICE
É a solução utilizada na integração de sistemas e na comunicação entre aplicações diferentes. Com esta tecnologia é possível que o e-Processos possa interagir com sistemas que já existem mesmo que desenvolvidos em plataformas diferentes.
:: SEGURANÇA
A aplicação é muito segura, começando pelo login que pode ser realizado via certificado digital (A3), Biometria (impressão digital), 2 etapas (login e senha e após isso e enviado uma contrassenha via sms), integração AD ou apenas login e senha.
A segurança também se estende por poder utilizar https (hypertext transfer protocol secure) ou seja tudo que trafega no navegador é criptografado, diferente de http. Outro ponto importante é sobre todos os anexos incluídos no sistema que além de serem PDFs, podem ser assinados com certificado digital (A3) por uma ou várias pessoas envolvidas, isso também é parametrizado.
A certificação digital do Sistema utiliza o método via agente, ou seja, mais moderno já que o método applet não é mais aceito pelos melhores navegadores e em breve não será aceito por mais nenhum por ser inseguro.
:: NÍVEIS DE ACESSO
Tendo também uma certa ligação com a segurança o sistema pode ser configurado a nível de usuário, grupo, IP, menu, formulário, relatórios, campo ou crud (cadastrar, consultar, atualizar e deletar).
:: USUÁRIOS
Os usuários que fazem login nos sistemas como também os que consultam extra sistemas são ilimitados, não havendo qualquer tipo de limite de usuários.
:: CUSTOMIZAÇÃO
O sistema e completamente adaptável a qualquer necessidade num curto prazo de tempo para a mudança.
:: PLATAFORMA
A utilização do sistema não depende de nenhuma plataforma, não é restrito a Windows, Linux, Mac ou Plataformas mobile. Tendo praticamente 100% de disponibilidade.
:: CONSULTA
Pode-se consultar tudo sobre o processo como: tramitações, mensagens, leis, documentos, entre outros. Além de poder buscar por palavra-chave, existem outros filtros como: período, ano, autor, localização, modalidade, etc.
:: DASHBOARD
Esse item exibe gráficos que estão de acordo com a ISO 9001 e serve para demonstrar aos auditores nas épocas de revalidação da certificação como está o andamento das rotinas, se estão no prazo ou existe alguma inconformidade que será demonstrado por atrasos.
Também pode-se visualizar gráficos de produtividade por autor, por modalidade e por situação, exibindo seus quantitativos, assim a informação fica mais clara para os usuários.
Os gráficos e indicadores são formados por parâmetros de tempo, onde se mede a eficiência, produtividade, gargalos das rotinas predefinidas e mapeados pela ISO 9001. Além de informações de quantitativo, totalizações e comparativos.
:: COGNITIVIDADE
A cognitividade é um item futurista, num futuro próximo a grande maioria das tecnologias partirão para isso, ou seja, os sistemas aprenderão tudo que for pesquisado e também pode-se inserir informações prévias; assim ficará mais fácil o entendimento entre máquina e homem. Uma consulta cognitiva pode ser uma pergunta por voz (falada) e respondida via áudio ou texto pela máquina.
:: SUPORTE
O suporte pode ser presencial, via chat, via acesso remoto e via telefone; embora a utilização dos sistemas seja bem simples, ambos acompanham manual em PDF e tutoriais em vídeo para facilitar para o usuário.
A grande maioria do usuário já está familiarizada com o Sistema, então não será problema a adaptação de novas rotinas.
:: VOTAÇÃO
Via app, notebook, tablete e login-senha; tudo seguro.
:: GESTÃO FINANCEIRA (informações gerenciais)
A gestão financeira acontece através das informações ao longo do processo, iniciando pela classificação da despesa nos elementos de despesas e projetos de atividades correspondentes, emissão de pré-empenho, empenho, a liquidação da despesa e seus pagamentos, além de poder apropriar a despesa aos centros de custos. Dessa forma pode-se fazer o acompanhamento do orçamento e suas evoluções.
Agrupa todos os documentos aos respectivos fornecedores, assim como os processos, facilitando o gerenciamento, além de vincular processos a processos de origem.
:: GESTÃO DE DOCUMENTOS
A gestão de documentos acontece através de todos os documentos anexados ao processo, que ficam disponíveis para consultas em qualquer momento.
:: TCM
Possível integração com o sistema do TCM, dependendo apenas de um estudo da equipe do TCM para essa integração.
:: GESTÃO DE LICITAÇÕES
Essa gestão é estritamente gerencial, onde permite informar e publicar em sites (transparência) automaticamente informações da licitação como publicações, fases da licitação, seus vencedores e valores orçados e realizados, podendo haver um comparativo de economicidade.
:: GESTÃO DE CONTRATOS
A gestão de contratos será otimizada pois o sistema controla prazos de vencimento de contratos podendo até abrir automaticamente processos para sua renovação, além de publicitar os mesmos.